采购计划管理

采购计划管理是指对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。

采购计划管理的主要工作

(一)实行采购计划管理责任制

1．生产单位责任。

(1)根据生产要求，提供本单位物资需求的实际情况，作为物资供销分公司制定采购计划的基础；

(2)根据生产实际，提出本单位物资补充计划和急需计划；

(3)负责反馈物资使用单位的意见。

2．保供服务中心责任。

第三章物资采购流程再造一保供服务中心作为计划管理中心，负责对计划进行统一调度和管理。具体责任是：

(1)汇总、审核生产单位上报的物资需求计划，编制物资采购计划；

(2)对有库存或有需要调剂的无动态物资计划，建议并监督采购中心进行平衡利库；

(3)建议物资计划的采购方式；

(4)协调并处理有关物资计划的争议和纠纷；

(5)对计划执行情况进行在线监督，并对物资供销分公司的采购事务进行统一调度，对未按规定时限到货的计划执行部门，进行责任追究；

(6)对年度和月份的计划执行情况进行分析和评判。

3．物资采购中心责任。

物资采购中心是物资采购计划的执行单位，具体的责任是：

(1)认真研究计划管理中心下达的采购计划，并对所有计划逐条处理；

(2)按照“应招尽招”的原则，具体组织招标采购和比价采购工作，保证物资质量可靠和价格低廉；

(3)对物资到货情况负责；

4．仓储配送中心责任：按计划将物资送达使用单位。

5．信息网络中心责任：为物资采购计划的制定、库存情况、采购计划执行全过程提供信息支持。

(二)采购计划的编制与管理

1．物资需要量的确定。

首先，要按消耗定额来计算物资需要量。也就是用计划期内的生产计划和物资消耗定额来确定需要量。其计算式为：Ft=TtH。

式中：Ft表示计划期内某种物资需要量；Tt表示使用该物资的计划期内生产任务量；H表示该物资的消耗定额。

用这样直接计算法计算需要量是比较准确的。凡有消耗定额的物资，都应该这样确定需要量。随着技术的发展，煤矿的消耗定额，要按实际情况定期进行修订。

其次，没有消耗定额的物资，按经验估算法确定物资需要量。所谓经验估算，包括历史数据的统计分析，以及同类条件的类比计算。在进行经验估算时，要注意根据煤矿井下条件变化的情况，对物资需求进行预测分析。

第三，参照其它计划，调整、补充物资需要量。特别要注意的是设备检修计划、基建工程计划、技改工程计划。这是除生产计划之外，对物资需要量影响最大的计划。设备检修，要按检修方案准备物资；基建工程和技改工程，按工程预算，准备物资。以上是确定物资需要量的主要依据，是年度和月份正常物资采购计划编制的基础。

2．急用料计划管理。

急用料计划，是生产单位在紧急情况下，上报的物资需用计划。急用料计划的处理，以不影响生产为原则，随时提报，随时办理。对急用料形成原因，要根据情况逐条登记分析，看是由于计划失误，还是突发情况所致，如果是计划工作失误，应追究责任。

3．专用物资计划管理。

专用物资计划，是生产单位在停产检修、防汛、防寒等非日常生产所需的物资需用计划。由使用单位根据不同项目需求提报。一般来说，专用物资时间要求急、对生产影响大，必须在第一时问完成专用计划的处理，并进行跟踪落实。

4．设备计划管理。

设备计划分为年度维简计划、大修计划、基建计划、零星购置计划等。设备计划有工程项目的，注明工程项目名称。工程项目信息统一纳入计算机管理，其信息由供应站设备管理员录入。设备采购员应加强与供应站设备管理员的业务联系，并积极做好与相关部门及使用单位的协调工作。计划员对于仓库中有库存的设备，在提交计划时，要进行平衡利库。

5．补充储备计划管理。

补充储备计划，是计划员根据生产单位需用计划和仓库的储备水平，对储备进行必要的补充而编制的计划。计划员要充分研究生产消耗规律，适时对储备进行补充，尽量避免急用料采购计划的生成。补充储备计划，要根据物资的消耗规律和物资库存情况编制，要做到既充分保证物资供应，又少占用储备资金。计划好坏，是计划员工作水平、工作质量的集中体现。

(三)采购计划的执行

计划的编制，是计划工作的开始。但更重要的是计划的执行。物资采购计划执行工作主要是由物资采购中心和仓储配送中心完成。物资采购计划执行的内容包括：落实物资、控制进货、组织供应。

1．落实资源。落实资源是指按照物资计划所列的品种、规格、型号、质量、数量和需用的时间，积极组织力量做好采购、加工定制、进口等工作，同时做好选择和评价供应商的工作。不仅使计划所列的物品有好的供应商来供货，而且在企业需用时，能及时拿到质量合适、数量足够的物资。

2．控制进货。控制进货是按照计划规定的物资品种、规格、质量、数量和交货时间来控制供应商的供货。采购人员要经常与供应商保持联系，做到按需进货，既满足生产经营所需，又使库存量保持较低的水平。

3．组织供应。组织供应是将物资按计划送达、发放。有消耗定额的物资按定额发放，没有消耗定额的物资，按需用单位提出的计划发放，对计划外需用的物资，发放要严格控制。

(四)采购计划执行的检查

采购计划的执行情况，由计划中心(保供服务中心)负责检查。检查的方法，分为日常检查、计划期末检查和物品核销分析。

1．日常检查。日常检查是指在计划执行过程中进行的不定期检查，或随时进行在线检查。日常检查的主要内容有：

(1)资源的落实情况。包括计划采购物资是否逐项有了安排，供应商的选择是否合理，采购合同有无问题，用什么方式采购，质量、数量、价格如何等；

(2)物资进货情况。包括合同执行情况，交货时间和验收结果；

(3)物资的供应情况。包括是否按时交付使用，以及使用单位的意见。

2．计划期末检查。计划期末检查是在计划期结束后，对采购计划执行情况进行全面检查。检查主要内容有：

(1)计划期需要量和实际消耗量的对比分析；

(2)计划期需要和资源的对比分析；

(3)计划期合同执行情况的检查分析；

(4)物资消耗定额和实际平均单耗的对比分析；

(5)实际库存资金占用和储备资金定额的对比分析。

3．物资核销分析。物资核销是对物资采购供应计划执行一个阶段后，或在计划期末，对物资使用情况进行考察分析的工作。分析的内容有：

(1)物资实际用项是否与计划规定用项相一致；

(2)物资实际消耗量是否与消耗定额相一致。