01-引言
明确物料供应商的管理要求，通过对供应商的评估、批准、年度回顾，确保供应物料质量和供应渠道的稳定，减少采购风险。
02-供应商的分类
根据物料在处方中的作用，可将物料供应商分为
①关键供应商：供应的物料是活性药物成分、内包材或供应量大、涉及产品多、且对多个产品质量有关键影响因素的原辅料供应商；
②非关键供应商：除关键供应商以外的原(辅)料供应商。
03-各部门在物料供应商管理流程中的责任
我国GMP规定：质量管理部门应会同有关部门对主要物料供应商质量体系进行评估，物料供应部门负责筛选供应商，收集供应商资质，完成供应商调查，提供样品；从合格供应商处采购物料；评价供应商物料运输及包装质量状况，供货及时性。
质量管理部门(QA)组织对供应商质量评估和供应商供货质量年度综合评价；建立、更新供应商档案，更新供应商台账。
质量检测部门(QC)负责对样品检验和供应商检验报告结果的一致性进行评估，以及试验药品稳定性考察；评价供应商供货质量状况。
生产技术部门负责组织物料现场试验；评价物料在使用过程中的质状况。
04-物料供应商管评估
我国CMP规定：质量管理部门应当对所有生产用物料的供应商进行质量评估，会同有关部门对主要物料供应商(尤其是生产商)的质量体系进行现场质量审计，并对质量评估不符合要求的供应商行使否决权。
主要物料的确定应当综合考虑企业所生产的药品质量风险、物料用量以及物料对药品质量的影响程度等因素。确定一个产品主要原辅料供应商的基本流程包括以下几点。
1、初选
物料供应部门接到采购新物料指令(依据企业自身产品需求)或物料需变更供应商时，依据批准的质量标准，通过市场调行、展销会、技术交流会等途径了解有哪些生产厂家的产品能达到公司的质量要求，意向性选出2-3家。
物料供应部门对意向选择的生产厂家的供货能力、质量保证能力进行初步调在调查的方式可由采购人员收集该供应商的一般信息，必要时与质量管理部门人员一同去生产厂家进行实地考察。
了解供应商的相关信息，主要包括
①企业概况：包括生产规模、品种、技术力量、生产历史、质量机构、产品质量、历史信誉等；
②拟采酗物料的工艺路线(流程图)、设备、质量系统运行状况等；
③产品售价，了解包装及规格、供货方式等。
物料部门在初选流程中需收集供应商有关资料，包括供应商的资质证明文件(、物料质量标准和检验报告等，对特殊企业(如主药成分、辅料、空心胶囊、直接接触药品的包装材料生产企业)还需提供药品生产许可证、药品注册证、药包材注册证、GMP证书：食品级的辅料应提供《食品卫生许可证〉等，所有证件加益供应商公同的鲜章。
2、供应商的属性认定
对供应商的属性认定包括：①供应厂商质量体系的评估；②对样品的化验。
①样品的检测采购人员向供应商索取样品及其质量检验报告，采购人员应问询QC和生产技术部门样品需要量，样品量应能满足质量检验、相容性试验、试制等用量需求。
(1)样品检验与评估
物料供应部门填写请验单，将请验单、《物料供应商质量评定表》、检验样品及样品检验报告交QC检脸，QC在《物料供应商质量评定表》中填与检验结果及评价，将《物料供应商质量评定表》、检验报告及剩余样品交给物料供应部门。
(2)样品试制与评估
样品若检验合格，物料供应部门将《物料供应商质量评定表》、检验报告及剩余样品送生产技术部门进行试制或相容性试验。生产技术部门试制或相容性试验考察完毕，写出试验考察报告，试验考察报告应有明确的考察结论及是否需要进行中试产品考察的建议。填写《物料供应商质量评定表》，与试验考察报告一同交QA。
(3)试制产品稳定性考察
若试制产品还需进行稳定性考察，QC编制稳定性试验方案，向生产技术部门索取试制产品，完成稳定性试验，编写稳定性试验报告。
如检验不合格或试制考察不合格不必进人下一程序，做出相应评价，将稳定性试验报告和《物料供应商质量评定表》交QA。
②质量体系审计
供应商质量审计在样品检验评价和试制结果符合要求后进行，对非关键原料供应商可以供应商问卷调查形式进行质量审计，对关键供应商需要进行现场质量审计。在现场审计检查前两周应将供应商质量审计计划通知被审计供应商，以方便供应商确认和准备。
(1)供应商现场审计检查最终结论
供应商现场审计检查最终结论包括合格、边缘、不合格3种情况，它们的评价标准如下。
合格：供应商生产质量管理体系健全，产品质量稳定可靠，生产规模、生产工艺、质量标准、供货及时性、价格合理性等方面能保证需求标准。
边缘：供应商生产质量管理体系较健全，但在生产规模、价格等方面与需求方标准有一定的差距。
不合格：供应商生产质量管理体系不健全，产品质量不稳定，生产规模、生产环境、生产工艺、质量标准、供货、价格等方面无法达到需求标准。
(2)审计人员构成
QA处组织QA、QC、生产和物料供应部门等具有一一定生产质量管理经验和供应商审计经验的人员组成审计小组。应根据审计对象、审计目的及审计员特点等选择审计员。
(3)供应商现场审计检查内容
根据2010年修订GMP第二百五十八条要求，在对供应商进行现场检查时，主要检查内容包括如下几点。
①供应商的有效合法证件：生产许可证、营业执照、卫生许可证、CMP证书等。
②质量标准。
③生产工艺流程。
④组织机构与人员。
⑤厂房和设备设施。
⑥物料管理系统。
⑦生产管理系统。
⑧质量保证及质量检验系统。
现场检查结束后，由双方人员初步总结主要审计的项目及结果、存在的主要问题及改进的意见。
(4)审计报告的编写
审计人员应在审计完规定时间内完成审计报告，经质量作理部门负责人和企业生产负责人市核签字，复印件反馈给供应商，原件交QA。审计报告中应明确嬰求供应商在接到审计报告的1个月内将缺陷整改方案反馈给质量管理忽门，以便定期进行追踪检查和评估。
(5)缺陷整改追踪
QA收到审计缺陷整改方案后，每2个月追踪缺陷整改进度
(6)质量综合评价
QA综合初步调查情况、样品检验评价、实验室考察结果、试制结果与评估、质量体系审计等进行质量综合评价是否符合合格供应商要求。
③质量协议
为保证整体的质量、安全和成品的功效，必须同供应商签署质量协议(包括对物料和服务的要求和详细规定)，通常质量协议的条款包括以下几点。
(1)供应商必须按照注册批准的工艺进行生产。
(2)供应商需符合的质量标准。
(3)供应商必须确保所供应产品的质量符合用户和法规要求。
(4)供应商不得擅自更改生产工艺，对生产工艺所作的任何更改需要及时通知。
(5)供应商必须按照完善的质量系统管理产品的整个流程。
(6)供应商物料的运输必须符合相关要求。
(7)供应商有义务协助进行偏差调查。
(8)供应商发生的任何可能影响产品质量的重大偏差必须及时通知。
(9)供应商起始物料的来源必须符合协议要求。
3、合格供应商批准
质量综合评价符合要求后，交质量管理部门负责人批准，签发合格供应商证明书，并注明效期。复印件盖质量管理部门鲜章分发QA、QC、生产技术部门、物料供应部门。原料药及活性药物成分及其他法规要求需向药监部门注册或备案登记的，需完成注册或备案后才生效执行。
05-供应商档案管理
经质量管理部门批准的合格供应商应建立供应商档案。供应商档案由质量管理部门供应商管理人员负责建立，相关资料由质量管理部门供应商管理人员通知物料供应部门向供应商索取。下列内容应归人供应商档案。
1.供应商的资质证明文件。
2.质量标准。
3.样品检验数据。
4.供应商的检验报告样张。
5.现场审计记录、审计报告和/或供应商评估报告。
6.供应商确认过程中涉及的相关信息及记录。
7.定期的供货质量综合评价报告。
8.产品的稳定性考察报告。
9.物料投诉及回复资料。
10.物料的采购合同复印件。
质量管理部门的供应商管理人员应及时更新供应商档案，确保供应商资质的有效性。供应商未能及时提供有效资质证明文件，应取消其供应资格。
06-供应商的相应管理
物料供应部门、QA应建立与供应商信息联系的通畅渠道，在所供物料出现任何质量问题时及时向供应商反馈信息，便于协同进行调查处理和制订防范措施。在供应商生产条件、质量标准以及其他注册证明等发生变更时，能及时获得信息，达到更新供应商资料及采取相应措施。
质量管理部门应当定期对物料供应商进行评估或现场质量审计，回顾分析物料质量检验结果、质量投诉和不合格处理记录，内容包括产品名称、供货批次、数量、交货时间准确度、检验合格率、质量差错情况、售后服务等。如物料出现质量问题或生产条件、工艺、质量标准和检验方法等可能影响质量的关键因素发生重大改变时，还应当尽快进行相关的现场质量审计。
关键供应商现场审计周期一般不超过3年；非关键供应商质量评估一般不超过5年。每年物料供应商质量评价较差的或连续3批次供货出现不合格的，可列人本年度审计评估计划中。
07-供应商的变更管理
改变物料供应商，应当对新的供应商进行质量评估；改变主要物料供应商的，还需要对产品进行相关的验证及稳定性考察。当出现下列情况时，均按变更处理。
1.供应商因多种原因已失去所供应物料的生产经营资格。
2.供应商停止所供应物料的生产或停止供货。
3.经留样考察，所提供的物料不能满足企业产品的稳定性要求或其他要求。
4.所生产的物料连续出现质量问题并经现场评审不合格的供应商。
5.供应商的变更程序：供应商的变更执行《变更处理程序》，由要求变更的部门提出。
08-相关注意点
1.如果供应商因故停产，且GMP证书已过期，其证书到期前生产的原料可以继续购买。
2.原料和辅料必须全检，药品内包装材料和容器企业可根据自身情况和对产品的影响程度自行制定内控标准，同时索取药品内包装材料和容器生产企业的出厂检验报告书和型式报告书。
3.注射剂用的药用辅料若没有国家批准文号，可采用食品级辅料然后按批准的标准和规格进行控制。
4.目前包糖衣用的一些色素是食用标准，在检测(进厂检测)时需全项检验。
5.制剂用辅料，如无国家文号和省级文号，可用食用级。制定标准时可以参考(中国药典》、行业标准、工艺需求以及其他国家的药典。如已经注册批准，应按批准的标准和规格进行控制，国产物料可自行检验。
6.仓储区内的原辅料每件都要贴质量状态标识。对于未使用电子系统管理的库房，每个包装均需贴状态标识，以及表明物料状态的信息，防止混淆和误用。对于使用电子系统管理的，如果系统经过验证可以有效地控制物料状态、有效期等信息，可以不必每件粘贴状态信息。
7.企业需保证在发放前每件包装均有合格标识，确保只有合格物料才能进人车间。进入车间后，无须再贴合格标识，但物料标签应注明质量状态。同时在生产过程中出现的不合格物料，应及时贴红色不合格标签。
References：
[1]《药品质量生产管理规范》2010修订版
[2]《药品GMP车间实训教程》
文章来源：博普智库质量；
编辑：瓴犀（微信公众号名称：“瓴犀”）
