采购需求管理要出彩，无非做好这三步

什么是采购需求

采购需求是指采购人为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。

采购需求既是采购人确定采购方式、评审规则、履约验收等内容的基础，是供应商响应、报价的基准，也是采购活动的出发点和逻辑点，采购需求管理做得好不好，直接决定采购绩效。

采购需求是指对采购物品、服务的特征描述，它通过说明书，规格书，图纸加文字说明等来约束所购买的产品和服务。采购的说明书，规格书等需要包含产品、服务的内容（需要什么），部门（谁要的），质量（什么样的才可以），时间（什么时候要），地点（需要送到哪里），数量（需要多少），价格（需要多少钱）。

采购需求的特点

1、需求具有模糊性

很多时候需求是不确定的，甚至是隐性的，采购部门接收到的需求文件可能是一个图册，一段文字说明，往往需要采购部门进行再次需求确认。

如项目需要采购一批抽油烟机，需求时间23年3月，采购用量一万台，首次接收到的需求为说明1，只有尺寸、功率、风压等，而抽油烟机的核心参数指标有：风压、排风量、噪音等，但对于风量、噪音、控制方式并无要求，这个时候需要采购人靠专业能力去确认、完善需求信息。显然说明3是最为清晰的采购需求，对于供应商响应、报价是较为准确的。

2、复杂多变性

需求是采购周期的起点，采购周期作为产品项目生命周期的一个子周期，采购人员在项目周期中需要跟不同的部门打交道。部门不同，目标以及绩效考核也不同，从而导致部门的需求也是不一样。

“材料选型、配置表什么时候可以下发，还要给供应商打样呢，时间来不及了”

“这个表面是什么工艺处理，图片上看不出来啊，有没有实物样板”

“这个配置标准要这么高吗，成本会上升5%”

“这个板打出来有色差啊”

“这批货2月就要交付到项目”

.......

这些对话内容都是实际业务场景发生的。

从设计研发、采购、成本、运营、项目、供应商不同部门在采购需求确认阶段都有不一样的问题出现，对于设计研发人员部门来说，在特定的项目时间内完成产品设计、选型及方案即可，所以相对于成本，设计研发部门更加关注的是选型产品及整体方案适配效果，这与采购部门的主要绩效目标是相矛盾的。因此需要采购人员与研发部门进行沟通协同，不断进行优化，做好风险控制，在总成本目标的指导下择取最优的设计方案。

采购需求怎么做

采购需求确定（采购立项）是采购招标流程的开端，在此阶段，需要确定产品标准、采购数量、交付时间、付款方式等。而前期采购需求往往与产品研发同步进行，如何早起介入产品研发至关重要。

1、采购早期介入产品研发

任何产品都是在一定质量标准和要求下通过制造部门制作完成的，但是产品成本60%-70%是在研发阶段通过设计人员的要求就确定下来的。因此，在项目开发初期，对于如何紧密围绕设计开发部门，协同其他相关部门完成成本合理优化是采购人员的重要职责之一。

采购人员对于新产品研发的需求管理不仅仅只是简单的需求满足，而是时时刻刻注重需求管理，需求优化，通过跨部门的协同合作，始终把总成本最优当成产品或者项目采购的最终目标。

● 联合开发，供应商参与

大多数企业为了增强自己在市场上的竞争性，按照企业发展战略会把很大一部分产品或者服务外包出去。在新产品开发的阶段，需要让供应商参与到产品的开发当中，帮助企业研发人员识别开发过程中的雷区，通过成本优化带到项目的总成本预算，降低新产品开发的成本，规避新产品开发过程的风险。

当产品导入量产后，工厂负责后端采购可能会引入一些新供应商进行充分竞争。因此，采购人员需要制定一些政策制度来保护前期参与开发的供应商的积极性，比如绩效评估上的一些技术鼓励分数，或者产品供货保证期等。

● 产品标准化

从差异化到标准化是规模化的必然选择。

正因为差异化开发方式有种种问题，所以当一些企业从单项目到多项目、从本地到异地开发过程中，越来越强烈地意识到必须要转变传统的差异化开发方式了，于是产品标准化也就应时而生。

总结主流房企推行产品标准化的方式方法，可分为三种：

第一种主要是以标准做法和样板标准化、模块标准化、部品标准化为主，并积极推行建筑工业化(住宅产业化）；

第二种主要做法是以单体标准化为主，进行大面积复制；

第三种主要做法是级配标准化为主，设计标准化为辅。

难说哪种方式好或不好，主要看企业的实际情况，包括市场布局、产品定位，以及对产品及产品标准化的而理解等。标准化没有标准化模式，适合的就是最好的。

2、5R原则

当采购实施采购时，必须确保这些需求都是清晰的，明确的，并且在采购的过程中与采购所遵循的5R原则（合格的质量，合适的价格，合适的数量，合适的时间，合适的地点）相结合，这样就可以避免采购过程中发生“漏买“、”错买“、”晚买“、”不必要买“等现象的发生。

3、跨部门的协同合作，形成合力

多职能部门参与预测，并不意味着没有单一责任人，采购单位内部责任不清，没有形成合力，在很多公司，预测的责任机制不是很明确。

最简单的就是责任倒逼，如采购/运营向设计研发要预测，设计研发就成为最直接的责任人，根据项目交付节点倒排计划，设置各大业务节点，考核责任到人，对各相关部门的业务水平以及部门间的相互配合、相互制约都提出了更高的要求。

采购需求管理

1、加强采购制度建设

采购单位要创新体制机制，建立涵盖预算、需求、采购的一体化内部控制体系，并将全流程采购管理纳入其中，全面覆盖项目论证、需求管理、预算、采购、履约、验收和绩效评价全过程；明确需求部门、财务、资产管理、采购和监督等部门在采购过程中的职责与工作流程，并强化责任追究。

2、做好需求前评估预算工作

首先做好采购需求分析，需要从两个维度思考，即对内分析与对外分析：

对内分析：需要了解内部准确需求、内部计划、型号规格、技术要求质量标准、仓储规范、物流能力等。

对外分析：需要了解供应商反馈信息，包括产品价格、技术能力、交付能力、服务能力、计划安排等。

成本需要预测并且决策。对于需求，同样需要需求部门做好半年或者年度预算，然后制定需求计划并提交给采购部门，采购部门根据采购计划进行实施采购活动。只有这样才能做好需求以及成本的控制。

3、做好需求后的考核工作

需求的管理实施基本上是一个闭环的过程。当整个需求完成后，采购部门需要对需求有效性、突发需求占比等内容进行评估考核，同时对采购需求响应及时性评估考核，这样有利于提高需求管理的规范性。

4、严格履约及验收管理

严格履约及验收管理，保证采购需求管理的内容落到实处。建议采购单位制定专门的采购验收管理办法，督促中标供应商严格按合同履约，并及时将供应商履约情况反馈监管部门，增加供应商违约成本。

结语

采购需求管理是保证采购质量的最关键一环，因此，做好采购人员做好采购需求管理工作，不仅可以提高采购人员及部门的工作效率和绩效，而且可以提高他们在内部相关部门心目中的满意度、重要度以及地位，以便于采购其他工作（比如降成本，开发新供应商）的展开。

文章来源：明源云采购；

编辑：瓴犀（微信公众号名称：“瓴犀”）